miércoles, 25 de marzo de 2015

La importancia del presupuesto en un evento

Definir el objetivo del evento que nos disponemos a planificar debe ser una tarea primordial, antes de realizar un presupuesto.


Organizar los gastos y equilibrar costos son prioridades para cualquier tipo de evento, ya sea de tipo personal, empresarial con fines comerciales, institucionales con fines benéficos, o simplemente de posicionamiento, es una tarea esencial para el éxito del mismo. 


El presupuesto es una herramienta de planificación, la cual ayudará a tener una visión más clara y realista de los recursos económicos y materiales que se requerirán para el desarrollo del evento. 

Desde el momento en que se plantea la ejecución de un presupuesto, existen una serie de inquietudes que se deben responder: 

-El presupuesto se ajustará al evento" o si "el evento se ajustará al presupuesto"
-Contará con ingresos de los participantes (inscripciones, donaciones, compra de boletas)
-Si contará con el apoyo de patrocinadores 
-Estimar la cantidad y perfil de los participantes
-Tipo de evento, duración y agenda tentativa
-Evaluar opciones de lugar o espacio físico que alojará el evento

Tal como indica el portal Economía y Dinero, en su artículo "La importancia del presupuesto en un evento especial": "Sin un presupuesto, usted no tiene manera de administrar sus gastos. No sabe si habrá fondos suficientes para cubrir los gastos de los eventos, lo que puede resultar como una deuda después del evento. A través del presupuesto, el plan de un límite para cada gasto es importante"



El éxito del evento podría depender en gran parte del detalle de la planificación y de cómo manejemos nuestro presupuesto, el cual debe incluir la inversión en: 


  • Promoción 
  • Renta o alquiler de espacio físico
  • Gastos técnicos y operativos (luces, tarima, sonido, decoración) 
  • Fotografía y video
  • Alimentos y Bebidas 
  • Viáticos 
  • Transporte áereo/ terrestre
  • Alojamientos
  • Cobertura de Seguro
  • Seguridad
  • Limpieza
  • Honorarios de servicios profesionales (abogados, community manager, entre otros)
  • Material promocional y regalos
  • Herramientas gráficas e impresiones (letreros, señalización, carpetas, libretas)
  • Imprevistos
En caso de estar planificando un evento para una empresa, presentar un presupuesto con tiempo suficiente de antelación permitirá  a la institución hacer las revisiones necesarias, ajustar, aprobar, comparar con otros eventos y proceder a los desembolsos correspondientes. 

Una vez tengamos aprobado nuestro presupuesto debemos de elaborar un cronograma con el tiempo necesario para llevar a cabo cada una de las tareas planteadas. 


Tip Fácil 


Al momento de presentar un presupuesto a un cliente sugiero poner fecha de validez del mismo, ya que vivimos en un mundo cambiante y los costos pueden variar de una semana a otra. 

Y tú, piensas que es importante el presupuesto?

Rochelli 
@eventostips


8 comentarios:

  1. sin presupuesto no hay nada
    http://www.ywhynot.es/

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  2. Muy bueno el artículo, realmente el presupuesto es uno de los factores fundamentales y que se deben tomar en cuenta a la hora de planificar un evento.

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  3. Catering para eventos listo para servir y a domicilio
    https://www.facebook.com/awenlunch/
    www.awenlunch.com.ar

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  4. Interesante articulo!
    Os recomiendo este otro sobre como gestionar eventos empresariales de forma eficaz que me pareció de gran interés también!
    http://novaevents.es/gestionar-eventos-empresariales-con-grandes-resultados/

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  5. Muy interesante el artículo, es primordial saber la partida de presupuesto de cada evento, para poder gestionar bien todas las partidas.
    Os dejo ideas de eventos de empresa
    http://www.eventosmagicosmadrid.com/cenas-empresa/

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  6. El presupuesto es la parte esencial de cualquier evento , escatimar en ciertas partidas tiene como consecuencia acciones imperfectas
    www.eventosmagicosmadrid.com/eventos-organizacion/

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  7. Muy buen articulo felicidades! Para la organización de eventos es clave un buen control del presupuesto. Los invito a que visiten esta pagina organizadora de eventos: https://zpecmx.wixsite.com/zpec

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  8. Por supuesto que estoy totalmente de acuerdo que el presupuestos es una cosa básica para un evento, también pienso que sea un lugar mas natural es muy importante ya que le va a dar otro sentido al evento , he buscado Salones para Eventos en Coban Alta Verapaz y encontre uno muy bonito que espero que le de un toque especial a mi evento http://www.hotelpaniste.com/eventos-sociales.php

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