martes, 9 de agosto de 2011

Firma de Convenios Interinstitucionales



Planifica un acuerdo institucional con organizacion! 
Para la firma de convenios ambas instituciones deben ponerse de acuerdo con antelación sobre los puntos a comprometerse y las tareas  a ejecutar en conjunto. Una vez confirmada la fecha de la firma del convenio, deben:

1.    Seleccionar a las personas que representarían a ambas instituciones.
2.    Seleccionar el lugar donde se llevará a cabo la firma, debe ser un lugar espacioso con una mesa donde estén cómodamente sentados todos los invitados.
3.    Las instituciones deben estar de acuerdo sobre el responsable de invitar a la prensa y la aprobación de la  nota de prensa por ambas partes.
4.    Coordinar fotógrafo y video
5.    Identificar con “table tents” los asientos de los representantes de ambas compañías, según la jerarquía de los invitados. Los firmantes deben estar al centro de la mesa. 
6.    Las banderas de ambas instituciones deben estar presentes
7.    Las flores le daran a la mesa un toque especial
8.    Debe haber una o dos anfitrionas, correctamente vestidas o uniformadas, recibiendo a los invitados en la entrada de la institución anfitriona con la intencion de guiar a los invitados al salon designado para estos fines.
9.    Los convenios a firmar deben estar colocada en carpetas previo al acto, acompañadas por lapiceros color azul (los cuales deben ser probados con anterioridad).
10.Debe haber una o dos anfitrionas, correctamente vestidas o uniformadas, recibiendo y colocando a los invitados a los invitados dentro del salón, según los asientos designados.
11.El inicio del acto debe estar marcado por el Maestro de Ceremonias (MC), quien dará la bienvenida a todos los presentes.
12.Programa sugerido:
-       MC de ceremonias da la bienvenida a los presentes
-       MC invita al coordinador/ responsable de la iniciativa a dar unas palabras de motivación del convenio (en caso de que no exista esta persona, el MC podria dar estas palabras)
-       MC invita a los responsables del convenio a llevar a cabo la firma, mientras se lee los puntos mas relevantes del convenio. 
** las anfitrionas deben ayudar a los firmantes a pasar las carpetas
-       MC invita a los firmantes a dar unas palabras en nombre de la Institución que representan

**** cuando se trate de una firma múltiple, lo mas recomendable es que los firmantes elijan un representante que hable en representación de todos 
-       MC invita a los miembros de la prensa a llevar a cabo las preguntas, en caso de que lo amerite
-       Los firmantes se dan la mano como símbolo para dejar sellado la simple y sencilla ceremonia de la firma de convenio.
-       Se intercambian los regalos entre ambas instituciones

13.Se procede a tomar las fotos oficiales de los firmantes y el equipo responsable de la firma del convenio.
14.Los responsables deben ponerse de acuerdo sobre la notarización del documento y los sellos de ambas instituciones.
15.Brindis

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