Las Ruedas de Prensa: cómo y porque?

Se debe evaluar primeramente si la información que vamos a ofrecer es relevante, impactante, y de credibilidad

Siempre he considerado que la relación con los medios de comunicación debe ser manejada de una manera cuidadosa, a fines de establecer así una relación duradera y sólida con el medio y con los periodistas.

En determinadas situaciones me ha llamado a la atención que muchas personas quieran organizar o plantear hacer ruedas de prensa ante cualquier situación o evento, lo que no necesariamente sería del interés del medio o de la sociedad. Debemos ser cuidadosos y no abusar del uso de esta herramienta, que es realmente importante cuando tenemos algo importante que comunicar.

En nuestro país es muy usual que las ruedas de prensa se lleven a cabo en instituciones gubernamentales, sindicatos, partidos políticos, ONG's, de manera informal y las mismas son organizadas con poco tiempo de diferencia, por su naturaleza y por la cantidad de información que deben ofrecer a la sociedad. 

Al momento de tomar en cuenta si es viable convocar a los medios de comunicación para una rueda de prensa, debemos evaluar primeramente si la información que vamos a ofrecer es relevante, impactante, y de credibilidad. De igual manera, debemos tomar el cuenta la hora de la convocatoria, así como el día a seleccionado, el lugar y las personas que hablarán a los medios. 

Aquí te comento algunos tips que podrían ayudar al momento de organizar y convocar una rueda de prensa:

• Hacer una selección de los medios de comunicación que vamos a invitar, de acuerdo al tema que se va a tratar. El listado debe incluir: jefes de redacción, periodista especializado, coordinador de agenda, jefe de prensa de noticiarios, así como periodistas de programas de televisión especializados y de investigación, hasta bloggeros. 
• Seleccionar una sala o salón con espacio suficiente para distribuir las sillas "tipo escuela", y para la colocación de las cámaras de televisión y que el mismo cuente con un buen equipo de sonido. 
• Enviar una carta/ invitación a los medios de siete a cinco días antes, donde se motive la convocatoria, los temas a tratar, y cuales autoridades o funcionarios estarán presentes.
• Remitir recordatorios o hacer llamadas de confirmación a los medios dos días antes del evento, y si es posible la mañana de la rueda de prensa. 
• Identificar las personalidades o autoridades que serán los portavoces de la Institución, ya que los mismos deben tener dominio total de los temas a tratar, citar estadísticas, fuentes, etc. en caso de ser necesario. 
• Elaborar un dossier de prensa completo (impreso y digital) que contenga la nota de prensa bien elaborada donde se responda ¿quién?, ¿qué?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿por qué?,  nombre completo y cargo de las autoridades, agenda, datos estadísticos, fuentes, fotografías. 
• Designar un moderador quien sea a persona responsable de llevar a cabo la agenda de la rueda de prensa, y que al mismo tiempo pueda organizar las preguntas de los medios de comunicación.
• Contemplar un sencillo brindis para los periodistas asistentes, los cuales pasarán rápidamente por la rueda de prensa y luego continuarán su recorrido a otras fuentes. 
• Monitorear las publicaciones de los medios de comunicación post rueda de prensa y guardar una carpeta con originales y fotocopias. 

Recomiendo que a la hora de considerar convocar una rueda de prensa, analicemos el  objetivo y el impacto de nuestra mensaje, de si el mismo es de interés o no de los medios de comunicación. 

"Una prensa libre puede ser buena o mala, pero sin libertad, la prensa nunca será otra cosa que mala".
Albert Camus 1913-1960) Escritor francés.

Me encantaría conocer tu opinión, 

Rochelli 

Haz de tu torneo de golf un super evento

Un check list que no debe faltar 

Tuve la oportunidad de tener un acercamiento con eventos relacionados al golf cuando fui parte de un destino turístico tan importante como Cap Cana,  en la inauguración de los back nine y de los front nine de Punta Espada Golf Course, también fui testigo de la inauguración del campo de golf The Peninsula en Delaware por parte del Oso Dorado, Jack Nicklaus. Asimismo, en Cap Cana fui parte del equipo que trabajó en la inauguracion de Punta Espada.  Por otro lado, también he trabajado como parte del staff que ha planificado por tres  años consecutivos un Torneo de Golf benéfico dentro de la Institución donde me desempeño como Directora de Comunicaciones.  Realmente es una  experiencia increíble y gratificante, ver que el esfuerzo y la planificación que se lleva a cabo durante meses se convierten en una gran satisfacción al ver a todos los jugadores y sus acompañantes disfrutar de un gran evento.

En nuestro País  hacer un torneo de golf es usual, es una actividad que ya muchos disfrutan sobre todo cuando se organizan pro-recaudación de fondos de instituciones y asociaciones que ayudan a los más necesitados.  

Aquí  solo les mencionaré los pasos más importantes que debemos tener en cuenta para planificar un evento de este tipo, ya que la creatividad del mismo dependerá del presupuesto de los organizadores.

Antes del evento: 

1. Identificar el motivo o la causa para lo cual estaremos organizando el Torneo, nombre de la institución o asociación que será beneficiada.

2.  Elegir la fecha.

3. Visitar varios campos de golf a fines de seleccionar el mejor que se acomode a nuestras necesidades y presupuesto. En nuestro caso, por tres años consecutivos hemos utilizado el campo de Golf Punta Espada, en Cap Cana. Este campo se encuentra en óptimas condiciones y el servicio es excelente. En República Dominicana, los campos de golf más populares se encuentran ubicados en la Región Este, que podrían ser considerados para el evento.

4. Definir la cantidad de jugadores que participarán. Es recomendable hacer un Torneo de 100 a 108 jugadores, para de esta manera asegurar una buena agilidad de los jugadores  en el campo.

5. Redactar la agenda del evento (si incluye coctel de bienvenida, desayuno, brindis de bienvenida, almuerzo o cena, fiesta cena de premiación, participación de acompañante)

6. Hacer un presupuesto de los gastos de nuestras necesidades, por ejemplo:

a.     Green Fee campo de golf

b.     Bultos*

c.     Poloshirts de los jugadores*

d.     Bolas*

e.     Tees*

f.      Guantillas*

g.     Alimentos para premiación

h.     Poloshirts del staff*

i.      Transporte

j.      Dietas

k.     Alojamiento (en caso de ser necesario)

Tip: para minimizar gastos  muchos de estos artículos (los marcados *) podrían ser gestionados a través de los patrocinadores.

7. Establecer el Green Fee (costo de participación) por jugador, el mismo dependerá de la agenda del evento.

8. Definir comités o personas encargadas de darle seguimiento a:

-Aspectos técnicos (formato del juego, campo, foursomes, score cards)

-Patrocinadores (elaborar la lista de los patrocinadores, paquetes de patrocinio, redacción y envío de las cartas, seguimiento)

-Promoción y Jugadores (elaborar lista de jugadores, envio de invitación, recepción de formularios, seguimiento)

-Eventos sociales (rueda de prensa, coctel, premiacion) 

9.  Lista de Patrocinadores. Identificar las empresas que podrían ser patrocinadoras del evento. Tener en cuenta invitar empresas de las siguientes categorías: bebidas refrescantes (refrescos, jugos, agua, energizantes o hidratantes) bebidas alcohólicas (cerveza, whisky, ron, vodka) , cigarros, automóviles (generalmente patrocinan “Un Hoyo en Uno”),  aseguradoras, corredores de seguros, bancos, agencias de viajes, lineas aéreas, periódicos, alimentos (pizza, hot dogs, helados, restaurantes, yogurt, embutidos) productos para higiene masculina , tiendas para ropa de caballeros, revista de golf y de negocios, tiendas de golf, tiendas de electrodomésticos, entre otros.

Tip: debemos ser cuidadosos con los patrocinadores  ya que no debemos invitar a dos patrocinadores de una misma categoría, por ejemplo Coca Cola y Pepsi, ya que son competencias.

10.  Hacer el diseño de la promoción del evento y plan de comunicación: invitaciones, afiches, mailings, website, anuncios en la prensa  y en redes sociales, hojas timbradas, sobres.

11. Redactar una carta a los patrocinadores donde se especifique: quien o quienes son los organizadores del evento, motivo por lo que se estará llevando a cabo el Torneo, fecha, campo de golf, cantidad de jugadores que esperan para el torneo, paquetes de patrocinio, teléfono de la persona responsable de los patrocinios.  Gestionar con los patrocinadores premios para la rifa.

Tip: gestionar con los patrocinadores premios para las rifa

12. Si el torneo es invitacional, elaborar una  la lista de los jugadores que nos gustaría invitar para crear nuestra propia base de datos. En muchos casos se contratan empresas o personas que tienen bases de datos de golfistas y se encargan de invitarlos. También se podría organizar el Torneo a través de la Federación de Golf.

13. Formulario de inscripción. En este formulario se debe incluir: nombre de los jugadores (de la pareja), hándicap, teléfonos, celulares, correo electrónico, club de golf al que pertenece, size del poloshirt, green fee, forma de pago, premios especiales. En el pie del formulario indicar a que numero  de fax o correo electrónico debe ser enviado el mismo cuando esté completo.

14. Enviarle a los jugadores, una semana antes del Torneo, la agenda de la actividad donde se especifique la hora de salida, la hora y lugar de premiación.

15. Organizar una rueda de prensa un mes antes del Torneo con el objetivo de ayudar a promocionar el evento. Se lleva a cabo en un lugar céntrico,  en un restaurante, donde los patrocinadores exhiben sus productos y los responsables del Torneo motivan a los asistentes a participar en el evento y dan a conocer los premios especiales y los patrocinadores.  En la rueda de prensa se invitan a los periodistas de las secciones deportivas  y sociales, de periódicos, revistas, canales de televisión y medios digitales.  En la rueda de prensa, no pueden faltar:

-       Nota de prensa

-       Fotógrafo

-       Brindis suplido por los patrocinadores 

Tip: No todos los restaurantes dejan llevar bebidas de los patrocinadores, es recomendable negociar con el establecimiento para que permitan llevar el brindis de los patrocinadores a cambio de la compra del brindis de alimentos

16.Definir el tipo de premiación que se hará: almuerzo, cena, fiesta.  Seleccionar el menú de acuerdo a la ocasión. Conversar con los patrocinadores de las bebidas para que estén presentes con sus productos.

Tip:  Negociar con el campo de golf para que dejen llevar las bebidas de los patrocinadores dentro de su restaurante o casa club, o en su defecto verificar el pago de descorche.

17. Se deben definir con tiempo el tipo de trofeo que le interesa y sobre todo las categorías que se premiarán, de esta manera no faltarán trofeos en el momento de la premiación. Se deben definir los premios especiales, como “Acercamiento de Bandera”, “Drive más Largo” y “Hoyo en Uno”.

Tip:  Tomar en cuenta que deben ser dos trofeos por lugar y por categoría (por ejemplo: 1era Lugar Categoría A)

18. Elaboración de la lista de los equipos o Foursomes, generalmente el campo de golf se encarga de realizar este listado uno o dos días antes del evento.

19. Solicitar una lista a todos los patrocinadores, del personal encargado de hacer el montaje, de las promotoras, para ser remitidos a los ejecutivos del campo de golf para fines de seguridad.

20. Coordinar fotógrafo

  

Días antes del Torneo:

-Llevar a cabo el montaje de todas las carpas, letreros y vallas

-Tener la lista de todos los patrocinadores con nombres e información de contacto (teléfonos, celulares, emails, BB Pin)

-Recibir a todos los patrocinadores. Coordinar con los patrocinadores la hora de inicio del Torneo y su llegada a las carpas

-Repasar con el campo los aspectos técnicos

-Preparación de los goodie bags

-Organización de los premios de la rifa

-Hacer y organizar en un bowl los nombres de los jugadores para la rifa

-Establecer responsabilidades especificas de todos los miembros del staff

-Organizar y llevar a cabo el montaje del coctel de bienvenida, en caso de que aplique

El día del  Torneo

-El staff debe estar por lo menos tres horas antes de que inicie el Torneo en el campo de golf
-Montaje y coordinación del desayuno o del brindis de bienvenida
-Establecer la logística de Registro, recibimiento de los invitados y de la entrega de Score Cards.
-Colocar el nombre de los jugadores a los carritos de golf
-Verificar que todos  los patrocinadores estén presente en sus carpas
-Entrega de las reglas del Torneo
-Montaje del almuerzo o fiesta de premiación
-Organización de trofeos

Dos días después del Torneo:

-Enviar una carta de agradecimiento a todos los patrocinadores y a todos los jugadores por su participación en el Torneo, si es posible enviarles un USB o un CD con las fotos más importantes del evento.

El mundo digital revoluciona las conferencias de prensa

En febrero del 2015 escribí el artículo llamado "Las ruedas de prensa: cómo y porqué" , donde ofrecía tips importantes al momento de convocar a los medios de comunicación a un encuentro con ejecutivos o autoridades de alguna institución o empresa. 

Del 2015 a la fecha el mundo de la comunicación ha evolucionado y hemos tenido que ajustar también, en cierta forma, el acercamiento a los medios. 

30 días antes del evento:

- Base de datos con direcciones físicas y de correos electrónicos. Es indispensable elaborar una base de datos actualizada de los directores de medios, coordinadores de agenda, jefes de redacción y coordinadores de las áreas que nos interesan (salud, educación, sociales). 

Tomar en cuenta:

• Periódicos
• Influencers/ bloggers
• Medios digitales
• Canales de televisión
• Revistas

15  días antes del evento:

- Envío de pre- aviso (Save The Date). A través de los correos electrónicos se envían pre-avisos del evento tanto a los medios de comunicación, al menos dos semanas antes del evento. 

10 días antes del evento:

- Envío de invitación física: Aunque vivimos en un mundo totalmente digital, creo firmemente que las invitaciones deben ser enviadas físicamente tanto a los medios, como a los invitados. Esto le da formalidad al evento, al mismo tiempo que el invitado siente que su presencia es importante. 

5 a 3 días antes del evento

- Llamadas de confirmación a los medios/influencers a fines de confirmar la recepción de la invitación. 

1 día antes del evento
Envío de correo electrónico personalizado a cada uno de nuestros contactos y una llamada a forma de recordatorio al coordinador de la agenda. 

Además, del uso de correo electrónico o de algún tipo de mensajería instantánea como Whatssap para convocatoria y seguimiento a los medios para la conferencia de prensa, el mundo digital ha permitido que los encuentros con la prensa se transmitan en vivo y en directo a través de Instagram, de Facebook o de otra herramienta de streaming.  

Es por tal razón que nuestro escenario debe estar debidamente cuidado, los protagonistas del evento deben estar preparados para responder cualquier pregunta que surja en vivo y que el moderador de la conferencia de prensa se maneje con prudencia.

Una gran ventaja de las redes sociales y del mundo digital es que una vez finalizada la rueda de prensa se podrá a empezar a monitorear "nuestra noticia" y el impacto generado. 

Google Alert es una de las herramientas gratuitas que pueden ser utilizada para monitorear las menciones que se realicen en la web. 


Conoces alguna otra herramienta de monitoreo?

¿Qué hacer para participar exitosamente en una Feria?

Stand de la Universidad UNIBE en Eduexpo 2011- Diseñado por la Arq. Tania Fermin

He tenido la oportunidad de llevar a cabo la organización y  la participación de stands en diversas ferias tanto nacional como internacionalmente.  Es por esta razón, que en este post enumero los puntos que debemos tener en cuenta para participar exitosamente y que nuestro Stand llame a la atención y que los participantes capten la esencia de la marca de forma rápida.  

 

Existen ferias de diversa índole: turísticas, inmobiliarias, del libro, educación, vehículos, de construcción, de moda, entre otras. Lo primero que debemos hacer es definir cuál es la feria que más nos conviene participar, según la naturaleza de nuestra compañía y al público que está dirigida.

Reunión inicial. Llevar a cabo un acercamiento con la empresa o institución organizadora a fines de conocer fecha, lugar, espacios disponibles,  cantidad de personas que visitan la feria,  actividades que se llevan a cabo en el marco de la feria, entre otras inquietudes.

Definir el espacio que nos interesa. Es importante tener en cuenta que se debe considerar un espacio que se encuentre en las cercanías de la o de las entradas; de tal manera podemos asegurar un flujo importante de personas en nuestro espacio. Sería interesante conocer la lista de los expositores de las versiones anteriores de las ferias que los organizadores han llevado a cabo, es una referencia del éxito del evento que nos interesa participar. Además, debemos conocer cuál es el plan de mercadeo que tienen previsto para dar a conocer la feria.

Presupuesto. Preparar un presupuesto donde detallemos lo siguiente:

1. Pago de la inscripción del espacio de participación dentro de la feria.
2. Costo del montaje, accesorios y audiovisuales del stand
3. Material informativo y promocional a distribuir/ tarjetas de presentación
4. Dieta y transporte del staff
5. Uniforme del staff
6. Imprevistos 

Registro y pago del espacio en la Feria. Al momento de inscribirse en la feria se debe recibir información general sobre las horas de montaje y desmontaje, limpieza, acreditación del staff, información sobre la rueda de prensa, etc.

Montaje. Lo primero que debemos preguntarnos es ¿cuál es el objetivo que nos lleva a participar en la Feria seleccionada: es posicionamiento o venta? ¿lanzamiento de un nuevo producto?.  A través de nuestro montaje debemos de captar la atención de los visitantes en segundos, ¿cuál es el mensaje clave que nos interesa transmitir?.   

Debemos definir:

•  Qué tipo de stand nos conviene: moderno, clásico, contemporáneo? 
• ¿Queremos construir un stand para nuestra marca con materiales exclusivos o utilizar módulos con Octanorm?
• ¿Cantidad aproximada de staff que estará presente al mismo tiempo?
• ¿Necesitamos un espacio para sentarnos cómodamente con los clientes? ¿Necesitamos sillas o butacas?   
•  ¿Almacén?
• ¿Que tipo de imágenes nos interesan utilizar? Las mismas deben ser lo suficientemente impactantes y transmitir el mensaje clave de forma directa.
• ¿Nos interesa proyectar imágenes, video, touchscreen? Definir audiovisuales.  
• Materiales y texturas a utilizar que se identifiquen con la marca.
• El logo, nombre, debe estar colocado visible. Si la compañía es nueva debemos crear un impacto, si ya es conocida en el mercado debe mantener su posicionamiento.  
• La marca debe estar colocada visible. Según el website “How Stuff Works” la tendencia actual en los stands es que en los mismos deben utilizarse grandes imágenes con un texto muy breve y conciso. No es favorable utilizar muchas fotos pequeñas, ya que no se visualizarían desde una distancia considerable. “La idea es que el stand  parezca más una valla que un brochure”.  
• Contratar el arquitecto o diseñador del stand, el cual tenga experiencia en montaje efímero y que asegure la calidad, la duración y excelente terminación del mismo.
• El montaje dependerá del espacio seleccionado y del presupuesto asignado. Un espacio abierto da la “bienvenida” a los visitantes.  
• Tener pendiente que el stand debe ser confeccionado sobre una tarima para que tenga altura, de esta manera se destacará y tendrá más importancia.   
• Es interesante integrar al stand una estación de café, te o algunos chocolates o caramelos.

Ofertas y precios especiales:  Luego de definido el objetivo de la participación en la feria, debemos considerar ofertas o precios especiales en los productos o servicios en exhibición. De igual manera, también es usual la coordinación de rifas.

Staff. El éxito de la participación en una feria depende en un 70% del personal que esté presente en el stand. El personal debe estar debidamente entrenado y tener conocimiento de toda la información relacionada con la compañía y el producto o servicio. Las personas deben ser seleccionadas cuidadosamente, deben tener habilidades para comunicarse fácilmente. El personal debe estar claro e identificado con el mensaje que queremos transmitir a nuestros visitantes y el objetivo de la participación en la feria.

El personal debe estar correctamente uniformado; la selección del uniforme dependerá de la naturaleza de la compañía y de la feria en la que se está participando. Deben de utilizar zapatos cómodos ya que se pasarán varias horas de pie.

Se debe designar un supervisor encargado, el cual tenga la responsabilidad de verificar los horarios del personal, vestimenta, interacciones con los clientes, limpieza del stand. Se asignará a una persona encargada de organizar las tarjetas de presentaciones o la información de contacto de los clientes o visitantes al stand. Esta persona será la encargada de enviar futura información al cliente.

Algunos consejos importantes para el staff:

a.     No comer dentro del stand

b.     No hablar por teléfono dentro del stand

c.     Cuidar el lenguaje corporal, las manos cruzadas no son favorables

   Material promocional. Existen muchas opciones de material promocional para ser distribuidos en los stands, se debe seleccionar artículos diferentes acordes con la marca que se está representando y que sea costo-efectivo.  Algunas opciones: bolsas, lapiceros, llaveros, entre otros artículos de fácil manejo y almacenaje.  En República Dominicana algunas tiendas de material promocional: Logomarca ; Grabo Estilo 

Material informativo/ tarjetas de presentación.  Se debe evaluar la información que se va a distribuir. Diseñar e imprimir panfletos o flyers para distribución en la feria, se recomienda que sean sencillos ya que generalmente se distribuyen una gran cantidad. Es importante tener presente tener suficientes tarjetas de presentación de la o de las personas contacto.

- En algunas ferias es usual tener un bowl para la recolección de tarjetas de presentación de los participantes para fines de contacto. 

Integrar un poco de Mercadeo: 

• Publicación especial durante la Feria (programa, revista).
• Enviar mailings a la base de datos de la empresa sobre la participación en la feria y las ofertas programadas.
• Promoción en las redes sociales sobre la participación, ofertas de productos y servicios.
• Coordinar dentro del stand o en un salón particular dentro de la Feria un cóctel privado para clientes, relacionados o para la prensa.