Tu evento: Es cuestión de imagen

Para un evento podríamos tener diversos propósitos, pero el objetivo final es la proyección de nuestra imagen o de la empresa. 

Cuando nos disponemos a planificar un evento hacemos una visualización general del mismo, hacemos un brainstorming o lluvia de ideas para ser innovadores y realizar un evento que sea memorable para nuestros invitados, ya sea un evento personal o corporativo  Para un evento podríamos tener diversos propósitos tales como presentar un nuevo producto o servicio y agradar a clientes o relacionados, pero al fin de cuentas nuestro propósito final es la imagen que proyectamos de nosotros mismos o de nuestra empresa. 

Es por tal razón que hoy me animo a escribir este post ya que no sólo debemos enfocar nuestros esfuerzos en planificar tareas propias de la logísitica del evento, sino que cada una de las decisiones que tomemos con respecto al evento va acorde con la imagen que vamos a proyector durante el mismo. Aquí comparto algunos detalles que deben de tener pendiente a la hora de planificar un evento:

Lugar: la selección del salón o del lugar donde se llevará a cabo el evento debe estar en perfecta condiciones físicas, pintura, pisos, jardines. En caso de el lugar no se encuentre en óptimas condiciones debemos tomar en consideración hacer esfuerzos adicionales a la hora de planificar la ambientación del mismo y que los defectos que pudiera tener el salón sean disimulados con escenografía, telares, juegos de luces, son infinitas las opciones de decoración.

Invitaciones: La creatividad en el diseño de la invitación y su material, el sobre, la forma de colocar el nombre del invitado en el sobre son elementos fundamentales que crearán la primera impresión del evento. Muchas personas suelen utilizar labels o etiquetas, por la rapidez y por comodidad en imprimirlos; en mi opinión las labels no son adecuados para ningún tipo de invitación ya que le resta elegancia a las mismas.

Confirmación de participación (RSVP):  Es usual que las invitaciones tengan un número de contacto con la finalidad de confirmar la participación del invitado, o en algunos casos hay eventos tienen websites para RSVP. Es de buen gusto que los invitados confirmen su participación en el evento, pero en caso de que no ocurra la compañia designará a una persona, con un script o guión bien establecido para llamar a los invitados a confirmar su honorable presencia. La persona designada debe tener pleno conocimiento del evento, en caso que surjan preguntas por parte de los invitados.

Maestro de ceremonias o presentador: Muchas veces no nos damos cuenta del impacto que puede causar en los asistentes el o la maestro de ceremonias en nuestro evento. Debemos seleccionar una persona que se identifique con la marca; si es una persona reconocida debemos tener en cuenta que sus actuaciones en el día a día vayan acorde con la misión de la empresa. Puede pasar que contratemos a una persona que está de muy de moda en nuestro país y no nos percatamos que su  trayectoria es controversial y no van de acuerdo a nuestros propósitos corporativos.

Materiales impresos a distribuir: Al igual que la invitación debemos supervisar la calidad del diseño, del material y de la impresión de los materiales a distribuir. En el Mercado existe gran variedad de materiales que se adaptan a todo tipo de eventos y existen imprentas a muy buenos precios con un rápido servicio.

Anfitrionas: Siempre he considerado que las anfitrionas o hostess en los eventos son muy importantes ya que son quienes reciben a nuestros invitados y les dan la bienvenida. Debemos ser muy cuidadosos al momento de seleccionar tanto a las anfitrionas como el ajuar que llevarán puesto el día del evento. Generalmente son chicas, por lo que se debe cuidar de que el peinado y maquillaje sea un buen complemento con su presencia; al mismo tiempo se le debe instruir con días de antelación sobre el propósito de la actividad, y de cuales son nuestras expectativas con su trabajo de anfitriona: recibir a los invitados con una sonrisa, conocer la ubicación de los baños, distribución de material o souvenirs, entre otras funciones.

Sólo en los eventos muy protocolares se suele utilizar líneas de recibo, donde participan los principales ejecutivos de la empresa.

Prensa: Hacemos eventos para que salgan en los medios, o no? Definitivamente la respuesta será positiva en un 99% de mis lectores.  La prensa es una gran aliada de los gerentes de comunicaciones o de relaciones públicas de las empresas. A través de los medios de comunicación es que conocemos sobre los eventos que se realizan en diversos sectores. Es por tal razón que debemos ser extremadamente cuidadosos en el manejo de los medios de comunicación y designar a una persona o un equipo de personas que trabaje exclusivamente en ello. Básicamente el equipo asignado será encargado de la convocatoria a través del envío de invitaciones físicas, seguimiento por correo electrónico y llamadas, redacción de nota de prensa, entrega de nota de prensa durante el evento, envío de nota de prensa post evento, y al finalizar la gestión de medios enviar una nota agradeciendo su apoyo durante la actividad.  Debemos recordar que la nota de prensa debe contar con una buena impresión, con el logo de la compañia, folders y un dispositivo con fotos (USB, CD, DVD) en caso de que sea necesario.

Organización del evento- Elaboración del Guión

La fluidez con la que se desarrolle el evento será indispensable para una buena imagen. Es por ello que recomiendo trabajar con un guión detallado donde se indiquen las horas desde el inicio montaje hasta la llegada de los invitados y el programa completo de la maestro de ceremonias. Todos los detalles deben quedar por escrito, siempre asignando responsables en cada uno de los puntos.  El guión debe ser elaborado y socializado con todas las personas que estén involucradas en la actividad, esto asegurará que todos están comprometidos con los tiempos acordados. 

Souvenirs: los regalitos o souvenirs que se obsequien durante el evento deben llevar una relación directa con el evento, y que tengan un significado para el invitados.  Por ejemplo, si el evento es un lanzamiento de un torneo de golf un regalito para los invitados como un set de bolas de golf con el logo de la compañía es un regalo que se apreciará  y de seguro sera conservado por ellos.

Personalidades distinguidas: El event planner debe conocer el listado de las personas invitadas en caso que existan personalidades distinguidas como embajadores o miembros del cuerpo diplomático, ministros, ex presidentes, empresarios de alto nivel u otra personalidad de importancia. A estas personalidades se les ofrece un tratamiento especial dada su investidura y muchas veces se les agradece su presencia en la introducción del evento. 

Alimentos y Bebidas: como parte de la planificación estratégica la forma de colocación de los alimentos debe ser atractiva, la visual juega un papel muy importante en los eventos.  Es buena idea hacer estaciones de diversos tipos de alimentos, como estación de quesos, estación de cafés, entre otras; o simplemente una buena selección de bocadillos que sean de fácil manejo.

Es además, un buen detalle que las servilletas de las bebidas tengan el logo de la compañía, esto le dejará muy buena impresión entre los invitados y la marca se resaltará.  

Audiovisuales: En caso que se tenga pensado proyectar una presentación o video se deben colocar las pantallas en lugares estratégicos para que el público presente tenga la oportunidad de disfrutar del material. Se deben hacer las pruebas y ensayos con antelación, a fines de confirmar que las imagenes se visualizan de manera correcta y el sonido funciona a la perfección. Es de suma importancia el sonido en un evento, ya que si los invitados no pueden escuchar con claridad las palabras centrales el mensaje que se quiere transmitir durante el evento perderá importancia e impacto.

Estos son solo algunos detalles para tener en cuenta al momento de organizar un evento, ya que bien coordinados nos ayudarán a mantener o a construir una imagen adecuada.

Rochelli 
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