El mundo digital revoluciona las conferencias de prensa

En febrero del 2015 escribí el artículo llamado "Las ruedas de prensa: cómo y porqué" , donde ofrecía tips importantes al momento de convocar a los medios de comunicación a un encuentro con ejecutivos o autoridades de alguna institución o empresa. 

Del 2015 a la fecha el mundo de la comunicación ha evolucionado y hemos tenido que ajustar también, en cierta forma, el acercamiento a los medios. 

30 días antes del evento:

- Base de datos con direcciones físicas y de correos electrónicos. Es indispensable elaborar una base de datos actualizada de los directores de medios, coordinadores de agenda, jefes de redacción y coordinadores de las áreas que nos interesan (salud, educación, sociales). 

Tomar en cuenta:

• Periódicos
• Influencers/ bloggers
• Medios digitales
• Canales de televisión
• Revistas

15  días antes del evento:

- Envío de pre- aviso (Save The Date). A través de los correos electrónicos se envían pre-avisos del evento tanto a los medios de comunicación, al menos dos semanas antes del evento. 

10 días antes del evento:

- Envío de invitación física: Aunque vivimos en un mundo totalmente digital, creo firmemente que las invitaciones deben ser enviadas físicamente tanto a los medios, como a los invitados. Esto le da formalidad al evento, al mismo tiempo que el invitado siente que su presencia es importante. 

5 a 3 días antes del evento

- Llamadas de confirmación a los medios/influencers a fines de confirmar la recepción de la invitación. 

1 día antes del evento
Envío de correo electrónico personalizado a cada uno de nuestros contactos y una llamada a forma de recordatorio al coordinador de la agenda. 

Además, del uso de correo electrónico o de algún tipo de mensajería instantánea como Whatssap para convocatoria y seguimiento a los medios para la conferencia de prensa, el mundo digital ha permitido que los encuentros con la prensa se transmitan en vivo y en directo a través de Instagram, de Facebook o de otra herramienta de streaming.  

Es por tal razón que nuestro escenario debe estar debidamente cuidado, los protagonistas del evento deben estar preparados para responder cualquier pregunta que surja en vivo y que el moderador de la conferencia de prensa se maneje con prudencia.

Una gran ventaja de las redes sociales y del mundo digital es que una vez finalizada la rueda de prensa se podrá a empezar a monitorear "nuestra noticia" y el impacto generado. 

Google Alert es una de las herramientas gratuitas que pueden ser utilizada para monitorear las menciones que se realicen en la web. 


Conoces alguna otra herramienta de monitoreo?

La Prensa en los Eventos

Al invitar a los medios de comunicación a un evento debemos tener  claros nuestros objetivos y  el mensaje que vamos a comunicar 

Imagen Wikimedia Commons

Tal como comentaba en el post “Tu evento es cuestión de imagen”, cuando nos proponemos organizar un evento uno de nuestros objetivos es comunicar  un mensaje clave hacia nuestros clientes y relacionados, el cual debe estar claramente definido. 

Para tales fines, es necesario utilizar diversas herramientas integradas para comunicar nuestros propósitos, entre ellas generar publicity a través de medios de comunicación, líderes de opinion, y en la actualidad es usual contar bloggeros y twitteros, quienes se encuentran teniendo una gran influencia en las redes sociales.

En este post quiero compartir con mis lectores tips que deben tener en cuenta cuando nos encontramos en disposición de invitar a los medios de comunicación a nuestros eventos.

Tip #1 - Al invitar medios de comunicación a nuestro evento debemos estar claros acerca de los pasos a seguir para tener éxito

Tip #2 - Definir claramente los objetivos del evento y el mensaje clave a comunicar 

Tip #3 - Elaborar una lista de medios a invitar, líderes de opinion; bloggeros y twitteros con gran influencia en las redes sociales

Tip #4 - Crear una base de datos segmentada: nombre, apellido, posición, sección  o programas de los periodistas y líderes de opinión

Tip #5 - Elaborar una invitación innovadora y atractiva. Enviar la invitación de 10 a 15 días de antelación

Tip #6-  Se debe llamar a confirmar que la invitación fue recibida en los medios de comunicación

Tip #7- Si el evento lo amerita, elaborar una nota de prensa pre- evento: en qué consistirá? cuándo- dónde se llevará a cabo? Información de contacto

Tip #8-  Comunicarse con los medios invitados el día antes y el día del evento para confirmar su participación, sin ser insistente.

Tip #9- En caso de que en el programa estén previstos discursos se debe designar un espacio para la prensa y asegurar buen sonido

Tip #10- Elaborar nota de prensa precisa. De qué se trata?Dónde? Cuáles personalidades asistirán al evento? Agregar un dispositivo con fotos, videos, discursos.

Tip #11- Designar un portavoz de la empresa a fines de interactuar con los medios en caso de que sea necesario

Tip #12- Seleccionar los ejecutivos principales de la empresa para fines de fotografía de los medios sociales

Tip #13- Entrenar el staff que laborará exclusivamente con los medios sobre su manejo para obtener óptimos resultados, quien  elaborará una relación de los medios y periodistas asistentes para fines de seguimiento

Tip #14-  Post evento enviar una nota de agradecimiento a los medios de comunicación por su participación y apoyo

Tip #15- Post-evento:organizar una carpeta con todos los articulos publicados (press clipping) 

Que otro Tip te gustaría añadir a esta lista?

Espero comentarios

Rochelli 

eventostips@gmail.com

@eventostips (twitter)