Pasos para Lograr un Evento Académico Exitoso

Cuando hablamos de eventos académicos nos referimos a jornadas, congresos, seminarios, talleres y charlas, cuyo objetivo principal es aportar conocimientos a los participantes, ya sean estudiantes o profesionales. 

Hace unos meses, en una de las instituciones para la cual colaboro me solicitaron que los ayudara en la organización de una jornada académica dirigida a médicos residentes, médicos generales, estudiantes e interesados en conocer sobre “Diabetes”. 

Para iniciar, lo primero que hice fue hacer un 'checklist' de las necesidades que se pudieran presentar antes, durante y después de la organización del evento, entre las que pude identificar: 

Definir integrantes del Comité Organizador. La labor del Comité Organizador será la de establecer los lineamientos generales del evento, y supervisar el trabajo de los subcomités. Entre las tareas del Comité Organizador se encuentran definir los siguientes puntos:

1. Título de la actividad, el cual deberá ser atractivo para los participantes. 
2. Público Objetivo, definirá a quienes estará dirigido los esfuerzos de mercadeo y comunicación.
3. Cupos disponibles, se determinará la cuota de participantes que deberán registrarse para que el evento sera un éxito. 
4. Costo de la inscripción, el cual deberá ser determinado según el poder adquisitivo del público objetivo y el presupuesto del evento.
5. Presupuesto, inversión económica que se tendrá disponible para el desarrollo del evento y de las actividades que lo enmarcan. 
6. Elaboración del programa general, días y horas de duración del evento, temas principales que se abarcarán.
7. Presentación de resultados, a través del cual se indicará los beneficios económicos y los resultados de las evaluaciones del evento. 

Creación de Subcomités: A fines de lograr una mejor organización de la actividad académica,  sugiero crear subcomités que se responsabilicen en la gestión de cada una de las siguientes áreas:

-       Subcomité Académico. Coordinará todo lo relacionado con los objetivos académicos del evento: 

• Programa (horarios, contenido)
• Expositores (gestión de expositores  nacionales e internacionales)
• Moderadores
• Presentaciones
• Gestión de aval académico
• Inscripciones

-       Subcomité de Promoción y Patrocinios. Tendrá la responsabilidad de la creación del nombre del evento y de su imagen corporativa:

• Logo
• Gafetes
• Afiches y volantes
• Carpetas
• Certificados
• Material POP
• Landing Page e inscripción en línea
• Media tour
• Nota de Prensa
• Estructura de los paquetes de patrocinios
• Base de datos patrocinadores y participantes
• Estrategias de redes sociales
• Cartas de agradecimiento a patrocinadores y expositores
• Encuestas de satisfacción del participante
• Elaboración de memoria del evento

-       Subcomité de Logística. De acuerdo al programa provisto por el Comité Organizador, este Subcomité tendrá la labor de coordinar tareas, como: 

• Alimentos y bebidas (A&B)/ almuerzos, coffee breaks 
• Alquileres
• Distribución del salón
• Traducción simultánea
• Miembros de la mesa directiva
• Transmisión en vivo
• Staff de apoyo durante los días del evento
• Dieta 
• Transporte
• Imprevistos
• Pasajes
• Alojamientos

Ejecución: para obtener como resultado un evento exitoso, ya sea académico no,  se requiere de un tiempo considerable de planificación, compromiso y entrega tanto del Comité Organizador, como de cada uno de los miembros de los subcomités.

"Nuestra recompensa se encuentra en el esfuerzo y no en el resultado. Un esfuerzo total es una victoria completa"  Mahatma Gandhi

Me encantaría conocer tus comentarios, 


Rochelli

Keep Calm and Dress Like a Rockstar

Integrando la moda a los eventos

Muchos de mis lectores se preguntarán porque un título en inglés para este post. Les explico. Aunque el lema “Keep Calm and Carry On”   fue creado en el  año 1939 por el Gobierno Británico, por motivo a la Segunda Guerra Mundial, en los últimos meses ha tomado auge el "Keep Calm"y se ha utilizado en muchos aspectos, promociones, redes sociales, memes, entre otros.

“Keep Calm and Dress Like a Rockstar” fue el tema del cumpleaños #6 de mi hija. Definitivamente era un tema muy parecido a ella y a sus dotes de artista. Pensé sencillamente en integrar “querer ser una estrella de rock”, muy propio de las niñas de su edad y la moda del “Keep Calm”.

Como hemos comentado anteriormente, crear experiencias en los eventos hará que el mismo sea recordado entre los invitados, y una opción interesante es integrar elementos que se encuentren "de moda"  ya que sea en la invitación, ambientación, música, etc. 

Una forma de crear experiencias es pedirles a los invitados que se disfracen para el evento.  Aunque en estos días resulta un poco complejo solicitarles a los padres que disfracen a sus hijos para un cumpleaños, ya que vivimos en un día a día muy complicado, el sacrificio definitivamente tiene su recompensa cuando les vemos la carita de alegría al interpretar personajes diferentes. 

Para este evento, les avisé con suficiente tiempo a cada uno de los padres que las niñas podrían ir disfrazadas de rockstars, antes de enviarles las invitaciones formales, así tendrían tiempo para prepararse. La importancia de transformar a nuestros hijos es ajustarles el disfraz de acuerdo a su personalidad y simplificarnos con los elementos que ya tenemos en casa. 

Invitación del cumpleaños

Seleccioné  Daf Fitness Fun  para llevar a cabo el cumpleaños, ya que es un lugar que va acorde al tema seleccionado, y donde encuentras opciones para diferentes celebraciones, tanto para niños como para adultos. Durante la celebración, las instructoras del centro coordinaron actividades para las chicas entre 4 a 6 años, quienes bailaron, jugaron y cantaron hasta más no poder. 

Las invitaciones fueron diseñadas por Marcelle Calderón de Mi Tarjetería, quien me conoce bien y capta de inmediato la idea de mis eventos. 

Cuando me dispuse a buscar los detalles que hicieran diferente el evento, visité por primera vez el site Big Dot of Happiness , el cual ofrece elementos muy bonitos, prácticos y muy bien terminados para las botellitas de agua, cup cake picks, capacillos, covers para los chocolaticos, entre otros elementos  que hicieron juego con el tema seleccionado.  

Detalles de las botellitas de agua

Detalles para las paletas

Cupcakes picks y capacillos de Big Dot of Happiness

Quería que cada una de las niñas pudieran llevarse un pedacito de mi hija en su bizcocho, por tal razón personalicé cada cupcake con su nombre y volví a utilizar la idea de la torre de cupcakes, que ya anteriormente me había elaborado  Cakes by Solage. 

Dependiendo del tamaño de nuestro bizcocho, podemos utilizar la misma mesa para colocar los demás dulces que tenemos para ofrecerles a nuestros invitados. En mi caso seleccioné algunos que a mi hija le encantan como los marshmallow pops, mini donuts, gummy bears,  whoppers, M&M de color rosa, suspiritos, entre otros. Colocarlos de una manera creativa y bonita permitirá que la mesa se vea vistosa y llamativa para nuestros pequeños tesoros .

Servilletas de Party City

Carteritas que fueron los souvenirs de Amazon

Son muchos los detalles que podemos elaborar, los cuales reflejarán nuestro cuidado al planificar el evento, y si el detalle se encuentra "a la moda" será disfrutado de gran manera por nuestros invitados. 

Me encantaría escuchar tus comentarios y sugerencias. 

Rochelli 

El ‘punto’ es crear experiencias

Hace unos meses me pasé mis vacaciones de verano en la Florida con mi famlia. Nuestra agenda incluía lugares mágicos como los parques de Disney World, Sea World y Lego Land, así como muchos otros de interés para mis pequeños tesoros.

Durante nuestro recorrido también visitamos lugares como el famoso restaurante temático Rainforest Café, el emblematico Starbucks, Cheesecake Factory y por primera vez fuimos a almorzar al restaurante de la muy conocida American Girl.

Cada vez que visitaba uno de estos lugares, me preguntaba: “Que tienen en común estos sitios que hacen que las personas muestren interés en visitarlas  una y otra vez?”

Entretenimiento para los niños hacen un lugar especial

Es sencillo. Son marcas concebidas para crear experiencias inolvidables para sus visitantes y que sin duda se diferencian del resto de su misma categoría.   Sin importar la ubicación de un Starbucks o Rainforest Café siempre queremos visitarlos, no siempre es el aromático café que nos tomamos o los alimentos que nos sirven que nos llevan a disfrutarlos una y otra vez.

Rainforest Cafe (Orlando)

Al llegar a estos lugares se estimulan nuestros cinco sentidos y se crean emociones: la agradable ambientación y su aroma nos atrae de una manera significativa, el servicio que nos distinguen, las atenciones con nuestros hijos, la música y los sonidos nos elevan a experimentar sensaciones significativas.

Ahora bien, el “crear experiencias” es una tarea que debemos siempre tener en cuenta a la hora de planificar un evento, ya sea personal o corporativo. Hacerlo especial, con elementos únicos quedarán, sin duda, en la memoria de nuestros invitados.

Independientemente de lo recursos financieros, un evento puede crear experiencias agradables si lo planificamos cuidadosamente, siempre tomando en cuenta los detalles y haciéndonos la pregunta “Cómo puedo agradar a mis invitados?” “Cómo puedo hacerlo sentir especiales?”

Cómo crear experiencias en un evento?

Define el tema de tu fiesta

Invitación: la elaboración de una invitación atractiva y ser cuidadoso en su redacción permitirá atraer la atención de los invitados. La invitación debe incluir todos los detalles (qué, cómo, cuándo, dónde).

Invitados: invita a los personas que tengan un interés común a tu evento, de esta manera se creará una química entre los participantes.

Recibimiento: en el lugar donde se llevará a cabo el evento, define el espacio que dará la bienvenida a los invitados, utiliza flores, música, luces.

Decoración: Crea un ambiente agradable y cálido para los invitados. Realiza una exquisita selección de elementos decorativos, flores y luces.

Música: define y selecciona con antelación el tipo de música que será parte del evento.

Organización: por más pequeño que sea el evento es recomendable tener una agenda con todos los detalles del evento, desde la hora que serviremos los alimentos hasta las personas que tendrán discursos o intervenciones. Utiliza recursos audiovisuales que apoyen presentaciones, discursos, la decoración.

Alimentos y bebidas: se debe hacer una selección de A&B de acuerdo al perfil de nuestros invitados y a nuestro presupuesto. El menú debe ser balanceado y debemos tratar de evitar alimentos que puedan ocasionar alergias.  Creación de bares de diversos tipos de bebidas siempre ofrece un toque atractivo al evento, como bares de café, gin tonic, entre otros.

Dí presente en todo momento.  Como anfitrión debes estar presente hasta que nuestro ultimo invitado esté presente.

Como ven, sólo unos pequeños detalles nos ayudarán a que nuestra velada sea experiencia inolvidable, 

Rochelli 
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