Pasos para Lograr un Evento Académico Exitoso

Cuando hablamos de eventos académicos nos referimos a jornadas, congresos, seminarios, talleres y charlas, cuyo objetivo principal es aportar conocimientos a los participantes, ya sean estudiantes o profesionales. 

Hace unos meses, en una de las instituciones para la cual colaboro me solicitaron que los ayudara en la organización de una jornada académica dirigida a médicos residentes, médicos generales, estudiantes e interesados en conocer sobre “Diabetes”. 

Para iniciar, lo primero que hice fue hacer un 'checklist' de las necesidades que se pudieran presentar antes, durante y después de la organización del evento, entre las que pude identificar: 

Definir integrantes del Comité Organizador. La labor del Comité Organizador será la de establecer los lineamientos generales del evento, y supervisar el trabajo de los subcomités. Entre las tareas del Comité Organizador se encuentran definir los siguientes puntos:

1. Título de la actividad, el cual deberá ser atractivo para los participantes. 
2. Público Objetivo, definirá a quienes estará dirigido los esfuerzos de mercadeo y comunicación.
3. Cupos disponibles, se determinará la cuota de participantes que deberán registrarse para que el evento sera un éxito. 
4. Costo de la inscripción, el cual deberá ser determinado según el poder adquisitivo del público objetivo y el presupuesto del evento.
5. Presupuesto, inversión económica que se tendrá disponible para el desarrollo del evento y de las actividades que lo enmarcan. 
6. Elaboración del programa general, días y horas de duración del evento, temas principales que se abarcarán.
7. Presentación de resultados, a través del cual se indicará los beneficios económicos y los resultados de las evaluaciones del evento. 

Creación de Subcomités: A fines de lograr una mejor organización de la actividad académica,  sugiero crear subcomités que se responsabilicen en la gestión de cada una de las siguientes áreas:

-       Subcomité Académico. Coordinará todo lo relacionado con los objetivos académicos del evento: 

• Programa (horarios, contenido)
• Expositores (gestión de expositores  nacionales e internacionales)
• Moderadores
• Presentaciones
• Gestión de aval académico
• Inscripciones

-       Subcomité de Promoción y Patrocinios. Tendrá la responsabilidad de la creación del nombre del evento y de su imagen corporativa:

• Logo
• Gafetes
• Afiches y volantes
• Carpetas
• Certificados
• Material POP
• Landing Page e inscripción en línea
• Media tour
• Nota de Prensa
• Estructura de los paquetes de patrocinios
• Base de datos patrocinadores y participantes
• Estrategias de redes sociales
• Cartas de agradecimiento a patrocinadores y expositores
• Encuestas de satisfacción del participante
• Elaboración de memoria del evento

-       Subcomité de Logística. De acuerdo al programa provisto por el Comité Organizador, este Subcomité tendrá la labor de coordinar tareas, como: 

• Alimentos y bebidas (A&B)/ almuerzos, coffee breaks 
• Alquileres
• Distribución del salón
• Traducción simultánea
• Miembros de la mesa directiva
• Transmisión en vivo
• Staff de apoyo durante los días del evento
• Dieta 
• Transporte
• Imprevistos
• Pasajes
• Alojamientos

Ejecución: para obtener como resultado un evento exitoso, ya sea académico no,  se requiere de un tiempo considerable de planificación, compromiso y entrega tanto del Comité Organizador, como de cada uno de los miembros de los subcomités.

"Nuestra recompensa se encuentra en el esfuerzo y no en el resultado. Un esfuerzo total es una victoria completa"  Mahatma Gandhi

Me encantaría conocer tus comentarios, 


Rochelli