Tu puedes organizar un evento de lanzamiento

Para llevar a cabo un evento de lanzamiento de nueva empresa o de un nuevo servicio o producto no debemos ser expertos en mercadeo o en áreas afines, solo debemos tener en consideración los pasos descritos aquí  y de seguro su evento será un éxito!

A medida que vaya desarrollando cada uno de los pasos, les pondré de ejemplo un evento que organizamos hace unas semanas con motivo del lanzamiento de un proyecto familiar que desde hace unos meses veníamos dándole forma.  

Primer Paso: ¿Qué quiero hacer con mi empresa?
Lo primero que debemos definir son los servicios que se van a ofrecer a través de la empresa, los objetivos, misión y visión; así como los elementos diferenciadores de compañías similares en el mercado.   

En nuestro caso: el propósito de la compañía es ofrecer servicio de asesoría y consultoría legal,  coordinación y supervisión de procesos legales con altos niveles de complejidad.
  
Segundo Paso: Creación de la identidad corporativa
Nombre de la compañía. Se debe seleccionar un nombre que sea atractivo, de fácil recordación y  que vaya acorde con los objetivos de la empresa.

En nuestro caso: Jorge Subero Isa, Consultores y Asesores Estratégicos Logo: diseñar el logo de la empresa es de suma importancia, ya que será el encargado de transmitir la personalidad de la misma, la carta de presentación ante el mundo exterior.

En nuestro caso: contactamos al diseñador gráfico Héctor Frías  (829-872-1921/ hfrias04@gmail.com) para que nos diseñara un logo sencillo, elegante y que transmitiera confianza y solidez. 

Slogan. Elaborar un slogan de la compañía consiste en una frase corta y sencilla que transmita de forma rápida las bondades del producto o servicio. 

En nuestro caso: Utilizamos el slogan "Una opinión siempre es importante. Nosotros se la ofrecemos".

A continuación les remitimos unas guías que le servirán para la elaboración de slogans: Webmaster y Consultor Web. 

Tercer Paso: ¿Cuánto voy a invertir en el evento?
Uno de los pasos más importantes es definir el presupuesto para el evento, de tal manera se pueden prevenir gastos innecesarios y nos permite trabajar organizadamente.
 
Cuarto Paso: Lista de invitados
Definir los invitados es primordial.  Contabilizar desde el inicio la cantidad de potenciales clientes, relacionados, empresarios, profesionales, autoridades que serán invitadas nos ayudará a tener una visión amplia sobre la planificación de nuestro evento.  

Es importante tener en consideración si se tendrá la presencia de invitados especiales, como al cuerpo diplomático y consular, autoridades gubernamentales. Esta confirmación debe hacerse con antelación, ya que dentro del programa del evento debe haber un momento para el saludo a estas personalidades.

Para el éxito de un evento es imprescindible llevar a cabo la labor de confirmación a cada una de las personas que enviamos invitaciones, esto será un termómetro de la asistencia que tendremos en el evento.

En nuestro caso: hicimos una selección de 230 abogados, empresarios, personalidades, embajadores y relacionados que serían invitadas, donde esperaríamos la presencia de un 80% de los invitados.

Quinto Paso ¿Dónde será el evento?
Para definir el lugar debemos inicialmente identificar el concepto del evento y el propósito del mismo, la hora del evento y su duración; tener  ideas sobre la decoración, la cantidad de invitados; de igual manera debemos decidir si los invitados se mantendrán de pie o se proveerán asientos.  De igual manera, al momento de seleccionar un lugar debemos tomar en consideración:

    •    Facilidades para alimentos y bebidas
    •    Cristalería
    •    Facilidades eléctricas
    •    Camareros
    •    Costo del descorche en caso de proveerles las bebidas al hotel
    •    Posibilidad de llevar bares de patrocinadores (en caso de ser necesario)
    •    Disponibilidad de sillas, mesas, sonido, tarima.
    •    Parqueos
    •    Valet Parking

En nuestro caso: desde el inicio tuvimos claro que la idea era hacer un evento sencillo a la vez que elegante, ponderamos varias opciones hasta que visitamos el Hotel Occidental El Embajador y decidimos que era la opción ideal  para un evento que tendría una duración de dos horas (de 7:00 pm a 9:00 pm).  Definimos con el Hotel nuestras necesidades, seleccionamos el menú de alimentos y bebidas a ser bandejeados, luego de concluido el programa de presentación.  

Sexto Paso ¿Debo seleccionar un menú de alimentos y bebidas?
El brindis es muy importante al momento de planificar un evento. Existen una gran variedad de suplidores que nos pueden dar un buen servicio en este sentido. Generalmente los hoteles y restaurantes no cobran por el alquiler del salón, pero los alimentos deben ser ordenados dentro de las opciones de menú que ofrecen, desde tradicionales hasta sofisticados. Seleccionar 5 o 6 opciones de alimentos son suficientes para un evento. 

Las bebidas también dependerán del presupuesto del evento. En un post anterior podrá tener idea sobre la importancia de las bebidas en los eventos.
 
Séptimo Paso ¿Cómo invito a mis relacionados?

"La primera impresión es la que cuenta". Definitivamente las invitaciones le darán a los invitados una idea del tipo de evento, es por esto que la mismas deben ser seleccionadas cuidadosamente y ser diseñadas de acuerdo al propósito del evento. Al momento de personalizar las invitaciones siempre me ha parecido elegante utilizar un pendolismo con tinta negra o gris, dependiendo del tipo de invitación. El uso de labels debe ser para invitaciones informales, en caso de que resulte complicado imprimir los sobres directamente.

En las invitaciones se debe colocar un numero de teléfono con las siglas RSVP, las cuales significan répondez s'il vous plaît en francés, para que los invitados tengan la posibilidad de llamar para confirmar su presencia o para excusarse en caso de no poder presentarse.

En nuestro caso: ya conocíamos de la profesionalidad de Unigráfica (809-227-9209), por tal razón nos reunimos una vez más  con ellos y les explicamos el concepto general de nuestro evento y los resultados fueron unas invitaciones muy elegantes y adecuadas para la ocasión.

Octavo Paso ¿Qué tan importante es la decoración?

Bocetos iniciales del montaje del evento

A través de la ambientación que se logre en el establecimiento seleccionado, los invitados podrán transportarse al servicio que se ofrecerá en la nueva empresa. Una vez definido el  lugar, se deben seleccionar los suplidores para el montaje y la decoración.  Una reunión inicial debe ser con el suplidor seleccionado para la decoración donde se le explique cuál es el objetivo del evento, el tipo de invitados que serán parte del evento, el lugar seleccionado, y el presupuesto establecido. En la reunión con los suplidores deben tomar en cuenta:

    •    Lugar seleccionado
    •    Colores a utilizar
    •    Proveer el logo de la empresa o del producto
    •    Cantidad de invitados
    •    Tipo de invitados
    •    Si el evento será de pie o sentado
    •    Definir la escenografía
    •    Iluminación
    •    El uso de hostess o anfitrionas
    •    Programa del evento (definir si se utilizará presentaciones como apoyo)
    •    Uso de audiovisuales (micrófonos, pantallas, sonido)
    •    Musica en vivo o DJ
    •    Uso de salas tipo lounge y/o mesas de apoyo; mesas de dulces
    •    El tipo de alimentos a ofrecer (definir si habrán mesa de buffet)
    •    Material promocional o POP a distribuir

Los decoradores deben estar claro sobre el Presupuesto a invertir en el evento, de esta manera se trabaja de una manera más sistematizada y se puede optimizar el mismo.

En nuestro caso: seleccionamos suplidores los cuales ya hemos tenido la experiencia de su profesionalidad, buen gusto y responsabilidad.  Nathalie Dominguez & Asociados (809-222-4943) y VIP Audiovisual (829-421-4770), a quienes les explicamos a nuestras intenciones de hacer un evento sencillo, pero a la vez elegante, comentamos que contaríamos con embajadores, importantes empresarios, abogados y profesionales de varios sectores. De igual manera, les explicamos sobre el breve programa que estaríamos llevando a cabo y los recursos audiovisuales que necesitaríamos.
 
Seleccionamos los salones El Embajador II y III para llevar a cabo el evento, los cuales se convierten en un solo gran salón. Al tratarse de un evento de pie, y esperar unas 150 personas, utilizamos la escenografía para disminuir un poco el salón y  aprovechar aproximadamente un ¼ del salón para utilizarlo para equipos de sonido, salida de los camareros, entre otras cosas.

Los colores del logo son azul y gris, por tal razón eran los colores que nos interesaban que predominaran en el salón. Fue ambientado por dos salas tipo lounge  de muebles blancos y seis mesas altas de apoyo blancas, las cuales fueron alquiladas por Nathalie Dominguez y Asociados en Janet Rivera.
 
En las salas fueron colocadas pantallas plasmas que servian para proyectar la presentación institucional de la compania. 

Tanto las salas como las mesas de apoyo fueron complementadas con hortensias blancas y azules y rosas.  La escenografia fue elaborada por VIP Audiovisual, quienes diseñaron paneles en tela azul y gris que dividian todo el salón, con el logo en alto relieve en ambos lados. 

El spot  principal era el centro de la escenografía donde se encontraba la tarima, con un podium acrílico transparente y una pantalla gigante detrás donde se proyectaba una presentación mientras los invitados hacian su entrada.

Luces azules bañaban el escenario y el salón.
 
Noveno paso: Plasmar el momento
Fotógrafo y video: la contratación de ambos servicios es esencial tanto para el historial de la empresa como para los servicios de relaciones públicas post evento.

En nuestro caso, Arismendy Lora de Fuente Externa (www.mendyenfiguereo.com) (809-225-6645) nos hizo las fotografías.

Décimo paso: Dar a conocer el evento
Prensa. Una de las razones más poderosas para un acto de lanzamiento , independientemente de acercar lazos con relacionados y profesionales, es dar a conocer los servicios a los medios de comunicación. Es por esto, que las invitaciones a la prensa deben ser planificadas con un tiempo prudente de antelación. Hacer una lista de los medios de comunicación que nos interesa invitar, tanto de televisión, periódicos, revistas sociales, revistas especializadas, programas radiales, líderes de opinión, medios digitales, hasta bloggeros y twitteros.

Las invitaciones deben ser enviadas por lo menos con diez dias de antelación a la prensa, y hacer confirmaciones tres días antes y el recordatorio de asistencia de los medios el día antes.

Se debe tener a mano la invitación digital, en caso que algún medio no haya recibido la misma fisicamente, se remite digital a su correo electrónico.
Muchos eventos son colocados en las Agendas del Dia de los periódicos, en caso de interesarnos debemos enviar la información del evento a la persona encargada de la Agenda del Dia de cada medio el dia antes.

La redacción de la nota de prensa es imprescindible ya que todos los reporteros solicitarán la misma una vez lleguen al evento, debe haber una persona que se encargue de recibir a los medios de comunicación, de hacerle entrega de la nota, de gestionar cualquier entrevista que sea necesaria y de ayudar a los reporteros a identificar los ejecutivos principales del evento.

Es necesario que la persona encargada de los medios de comunicación lleve una relación de los reporteros asistentes, con su teléfono, correo y al medio a que pertenecen. Es una forma de darle seguimiento a la publicación del evento.
 
Monitoreo. Se debe tener en consideración que se debe monitorear todas las publicaciones que salen en los medios de comunicación, información que servirá como base para la historia de la compañía.  Existen compañías que se dedican a este servicio, de todos los medios de comunicación.
 
En nuestro caso, contratamos los servicios de Milagros Escarramán (829-907-6054), quien organizó el listado de los medios de comunicación según el propósito del evento, hizo envío de las invitaciones, confirmó a los medios y los asistió durante el evento.
 
....que más debemos tomar en cuenta?
 

- Maestría de ceremonia.  La labor de la maestría de ceremonias muchas veces no se tiene contemplado hasta último momento y siempre es bueno tenerlo definido con un tiempo prudente de antelación. La persona seleccionada para ser maestra de ceremonias de un evento, debe ir con el perfil de la empresa o del producto: de aspecto juvenil, o adulto y más formal, o más bien juvenil y divertido. Los responsables del evento deben de reunirse la persona seleccionada por lo menos con 15 días de antelación para presentarle el programa diseñado y de esta manera la o el maestro de ceremonias tiene tiempo suficiente para prepararse e investigar, en caso que sea necesario.
 
- Programa del evento. Generalmente los eventos de lanzamiento tradicionales tienen una duración de dos horas, es por esto que el programa debe ser corto y atractivo, donde las palabras centrales sea precisas y que describan los servicios o productos a presentar. Los videos hacen más dinámicas las presentaciones.
 
- Presentación y Pagina web. Durante los eventos de lanzamiento, que se presentan nuevos productos o servicios, los organizadores se apoyan en presentaciones dinámicas que describen los servicios, asi como la pagina web y las cuentas de las redes sociales. El diseño de la presentación del evento y de la pagina web debe ir en consonancia con la imagen corporativa de la empresa.
 
Este tipo de recursos le da movimiento al salón donde se lleva a cabo el evento.
 
En nuestro caso contratamos a Rodrigo Daniel para que nos hiciera la presentación y la página web de la compania.
 
-Guión del evento: la organización del evento dependerá de la coordinación que logremos entre todos nuestros suplidores y colaboradores. Para lograr tal sincronización es necesario hacer un guión donde se describan resaltando la hora de cada uno de los pasos que tendrán lugar el día del evento, junto al responsable. Se debe llevar a cabo una reunión con todos los involucrados con la finalidad de repasar el guión en caso de que existan inquietudes.
 
-Parqueos: es necesario estar conscientes de la disponibilidad de parqueos que existen en el lugar donde llevaremos a cabo el evento. En los hoteles  y mayoría de restaurantes existen Valet Parking, pero es importante conocer las facilidades en este sentido y estar preparados para cualquier eventualidad.

Otros aspectos que debemos tener pendiente a la hora de preparar un lanzamiento son las posibilidades de lluvia, si tenemos la posibilidad de tener sombrillas si es necesario, línea de recibo con los anfitriones del evento, el uso de las redes sociales antes, durante y después del evento; el uso y entrenamiento de anfitrionas para el recibimiento de los invitados; material promocional que se distribuirá entre los invitados. 

Les dejo con un link sobre Los 12 pasos para lanzar un producto con éxito.