¿Qué hacer para participar exitosamente en una Feria?

Stand de la Universidad UNIBE en Eduexpo 2011- Diseñado por la Arq. Tania Fermin

He tenido la oportunidad de llevar a cabo la organización y  la participación de stands en diversas ferias tanto nacional como internacionalmente.  Es por esta razón, que en este post enumero los puntos que debemos tener en cuenta para participar exitosamente y que nuestro Stand llame a la atención y que los participantes capten la esencia de la marca de forma rápida.  

 

Existen ferias de diversa índole: turísticas, inmobiliarias, del libro, educación, vehículos, de construcción, de moda, entre otras. Lo primero que debemos hacer es definir cuál es la feria que más nos conviene participar, según la naturaleza de nuestra compañía y al público que está dirigida.

Reunión inicial. Llevar a cabo un acercamiento con la empresa o institución organizadora a fines de conocer fecha, lugar, espacios disponibles,  cantidad de personas que visitan la feria,  actividades que se llevan a cabo en el marco de la feria, entre otras inquietudes.

Definir el espacio que nos interesa. Es importante tener en cuenta que se debe considerar un espacio que se encuentre en las cercanías de la o de las entradas; de tal manera podemos asegurar un flujo importante de personas en nuestro espacio. Sería interesante conocer la lista de los expositores de las versiones anteriores de las ferias que los organizadores han llevado a cabo, es una referencia del éxito del evento que nos interesa participar. Además, debemos conocer cuál es el plan de mercadeo que tienen previsto para dar a conocer la feria.

Presupuesto. Preparar un presupuesto donde detallemos lo siguiente:

1. Pago de la inscripción del espacio de participación dentro de la feria.
2. Costo del montaje, accesorios y audiovisuales del stand
3. Material informativo y promocional a distribuir/ tarjetas de presentación
4. Dieta y transporte del staff
5. Uniforme del staff
6. Imprevistos 

Registro y pago del espacio en la Feria. Al momento de inscribirse en la feria se debe recibir información general sobre las horas de montaje y desmontaje, limpieza, acreditación del staff, información sobre la rueda de prensa, etc.

Montaje. Lo primero que debemos preguntarnos es ¿cuál es el objetivo que nos lleva a participar en la Feria seleccionada: es posicionamiento o venta? ¿lanzamiento de un nuevo producto?.  A través de nuestro montaje debemos de captar la atención de los visitantes en segundos, ¿cuál es el mensaje clave que nos interesa transmitir?.   

Debemos definir:

•  Qué tipo de stand nos conviene: moderno, clásico, contemporáneo? 
• ¿Queremos construir un stand para nuestra marca con materiales exclusivos o utilizar módulos con Octanorm?
• ¿Cantidad aproximada de staff que estará presente al mismo tiempo?
• ¿Necesitamos un espacio para sentarnos cómodamente con los clientes? ¿Necesitamos sillas o butacas?   
•  ¿Almacén?
• ¿Que tipo de imágenes nos interesan utilizar? Las mismas deben ser lo suficientemente impactantes y transmitir el mensaje clave de forma directa.
• ¿Nos interesa proyectar imágenes, video, touchscreen? Definir audiovisuales.  
• Materiales y texturas a utilizar que se identifiquen con la marca.
• El logo, nombre, debe estar colocado visible. Si la compañía es nueva debemos crear un impacto, si ya es conocida en el mercado debe mantener su posicionamiento.  
• La marca debe estar colocada visible. Según el website “How Stuff Works” la tendencia actual en los stands es que en los mismos deben utilizarse grandes imágenes con un texto muy breve y conciso. No es favorable utilizar muchas fotos pequeñas, ya que no se visualizarían desde una distancia considerable. “La idea es que el stand  parezca más una valla que un brochure”.  
• Contratar el arquitecto o diseñador del stand, el cual tenga experiencia en montaje efímero y que asegure la calidad, la duración y excelente terminación del mismo.
• El montaje dependerá del espacio seleccionado y del presupuesto asignado. Un espacio abierto da la “bienvenida” a los visitantes.  
• Tener pendiente que el stand debe ser confeccionado sobre una tarima para que tenga altura, de esta manera se destacará y tendrá más importancia.   
• Es interesante integrar al stand una estación de café, te o algunos chocolates o caramelos.

Ofertas y precios especiales:  Luego de definido el objetivo de la participación en la feria, debemos considerar ofertas o precios especiales en los productos o servicios en exhibición. De igual manera, también es usual la coordinación de rifas.

Staff. El éxito de la participación en una feria depende en un 70% del personal que esté presente en el stand. El personal debe estar debidamente entrenado y tener conocimiento de toda la información relacionada con la compañía y el producto o servicio. Las personas deben ser seleccionadas cuidadosamente, deben tener habilidades para comunicarse fácilmente. El personal debe estar claro e identificado con el mensaje que queremos transmitir a nuestros visitantes y el objetivo de la participación en la feria.

El personal debe estar correctamente uniformado; la selección del uniforme dependerá de la naturaleza de la compañía y de la feria en la que se está participando. Deben de utilizar zapatos cómodos ya que se pasarán varias horas de pie.

Se debe designar un supervisor encargado, el cual tenga la responsabilidad de verificar los horarios del personal, vestimenta, interacciones con los clientes, limpieza del stand. Se asignará a una persona encargada de organizar las tarjetas de presentaciones o la información de contacto de los clientes o visitantes al stand. Esta persona será la encargada de enviar futura información al cliente.

Algunos consejos importantes para el staff:

a.     No comer dentro del stand

b.     No hablar por teléfono dentro del stand

c.     Cuidar el lenguaje corporal, las manos cruzadas no son favorables

   Material promocional. Existen muchas opciones de material promocional para ser distribuidos en los stands, se debe seleccionar artículos diferentes acordes con la marca que se está representando y que sea costo-efectivo.  Algunas opciones: bolsas, lapiceros, llaveros, entre otros artículos de fácil manejo y almacenaje.  En República Dominicana algunas tiendas de material promocional: Logomarca ; Grabo Estilo 

Material informativo/ tarjetas de presentación.  Se debe evaluar la información que se va a distribuir. Diseñar e imprimir panfletos o flyers para distribución en la feria, se recomienda que sean sencillos ya que generalmente se distribuyen una gran cantidad. Es importante tener presente tener suficientes tarjetas de presentación de la o de las personas contacto.

- En algunas ferias es usual tener un bowl para la recolección de tarjetas de presentación de los participantes para fines de contacto. 

Integrar un poco de Mercadeo: 

• Publicación especial durante la Feria (programa, revista).
• Enviar mailings a la base de datos de la empresa sobre la participación en la feria y las ofertas programadas.
• Promoción en las redes sociales sobre la participación, ofertas de productos y servicios.
• Coordinar dentro del stand o en un salón particular dentro de la Feria un cóctel privado para clientes, relacionados o para la prensa.