La Graduación, el más solemne acto académico

La primera graduación que tuve la oportunidad de organizar fue en el año 2001, fue una experiencia única por la solemnidad del acto y el nivel de detalle y planificación que se debe tener previamente para no perder el protocolo y la majestuosidad del evento.  Desde esa oportunidad he participado en la planificación de varias graduaciones para la Universidad Iberoamericana (UNIBE), teniendo varios escenarios como el auditorium de la Casa San Pablo y en otras ocasiones en la Terminal Sans  Souci, ambos escenarios en Santo Domingo. 


La graduación es el acto más solemne y más importante que una institución académica celebra, ya que presenta  a la Sociedad jóvenes que son fruto de su empeño y enseñanza. Son el reflejo de su filosofía y visión institucional.

Llevar a cabo una graduación universitaria requiere de varios pasos importantes. Cada Institución debe personalizar su ceremonia, de acuerdo a sus intereses, cultura institucional, valores, etc.  

1. Lo primero que debemos considerar es la cantidad de graduandos que participarán en la ceremonia. Esta información es imprescindible al ponderar el lugar donde se llevará a cabo la ceremonia. 

2. Definir el lugar es de suma importancia para el buen desenvolvimiento de la ceremonia. Para seleccionar el lugar, debemos tomar en consideración:

• Amplitud suficiente para colocar una tarima, que será el punto  focal más importante del evento.
• Salón o salones contiguos para la organización de graduandos.
• Salón para las sesiones fotográficas de los estudiantes y sus familiares
• Área de parqueo amplia 

3. Seleccionar la fecha del evento de acuerdo a los reglamentos de la Institución académica. Cada institución tiene definida una fecha para llevar a cabo la ceremonia, en ocasión de su aniversario u otra fecha que considere importante, a final de año o de semestre académico o año escolar. 
 4. Invitaciones. Se deben limitar la cantidad de invitaciones por estudiante, es una  manera de controlar el flujo de los asistentes. 
5. Reunión con los estudiantes y/o tutores.  Es imprescindible una reunión con antelación con los participantes, donde se de a conocer los lineamientos de la ceremonia: 

• La hora en que deben llegar los graduandos 
• Entrega de las invitaciones
• Regulación y requerimientos sobre fotógrafos y video
• Vestimenta
• Sugerencia para alquiler de traje académico (indicar los colores de la esclavina) 

6. Decoración y montaje.  El principal punto focal de la ceremonia es el escenario donde se entregarán los diplomas a los graduandos.  Para el montaje del escenario se debe tener en cuenta: 

Autoridades de la Universidad UNIBE en su acto de graduación

• Cantidad de personas en la (s)  mesa (s) de honor.
• Colocar flores en las mesas de honor.
• Considerar colocar dos podiums, uno para el maestro de ceremonias y otro para los discursos. 
• Que el logo/escudo de la Institución sea el centro de atención del escenario.
• Marcar el piso de formal tal que se destaque el lugar donde las autoridades se deben colocar para entregar los diplomas.
• La iluminación es importante para darle majestuosidad al escenario.
• Considerar el uso de las pantallas gigantes o plasmas si el lugar es muy grande y se espera una gran cantidad de personas.
• Es importante colocar los nombres de los miembros del consejo y de los invitados especiales en los lugares que les corresponde en las mesas de honor.
• Definir el lugar donde se organizarán los graduandos; se debe identificar el área común y colocarle el nombre por carrera o facultad.
• El área donde serán tomadas las fotos, también debe ser identificada.
• El montaje y decoración del lugar debe de llevarse a cabo el día antes del evento.
• 
  7. Código de vestimenta para estudiantes. Cada institución académica tiene establecido la vestimenta que deben llevar los estudiantes. En la mayoría de las universidades se utilizan las togas y birretes, la esclavina se lleva de acuerdo a la carrera. En la Universidad Iberoamericana (UNIBE), donde trabajo, se hace de la siguiente manera: 
• Facultad de Ciencias de la Salud (Medicina, Odontología): Amarilla 
• Facultad de Ciencias Económicas y Sociales (Administración de Empresas, Hotelería y Turismo, Mercadeo): Naranja 
  
• Facultad de Ciencias Tecnológicas (Ingenierías): Blanca
• Facultad de Artes (Arquitectura, Diseño de Interiores, Comunicación Publicitaria): Azul Claro
• Facultad de Ciencias Humanas: (Psicología, Educación):  Morado o Púrpura
• Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas: rojo bermellón

** Cada centro educativo tiene sus lineamientos, en cuanto al color de las esclavinas. Se le debe recalcar a los estudiantes que la graduación es una ceremonia solemne por lo que su vestuario debe ser semi formal.  

• En las damas se requieren de vestidos, no pantalones, que no sean muy vistosos, zapatos negros cerrados. 
• En los caballeros, pantalón negro, camisa blanca y corbata, zapatos negros.

8. Indumentaria para académicos. Para darle un aspecto más solemne, las autoridades académicas, en muchas instituciones, se visten con trajes académicos, los llamados togas y birretes, y las esclavinas de acuerdo a su carrera.

A los invitados especiales que serán parte de la ceremonia, se les debe avisar con antelación que serían vestidos con trajes académicos, si es el caso. 

9. Invitados especiales. Es de suma importancia estar informado sobre los invitados especiales que asistirán a la ceremonia. Las autoridades deben definir si estos invitados deben sentarse en la mesa de honor o en las primeras filas de asientos reservados, o si ofrecerán un discurso.

10. Maestra de ceremonias. Se debe seleccionar una maestra de ceremonias que se identifique con la misión institucional y que ofrezca una gran solemnidad al evento. 

11. Fotos  y Video. Contratar un fotógrafo profesional para capturar los momentos más importantes de la ceremonia y que las mismas sirvan para las memorias de la Institución.    

12. Programa.  Se debe hacer un programa de mano, donde aparezcan:

• Introducción 
• Historia de la Institución/ Himno de la Institución
• Agenda de la ceremonia (Himno Nacional, resolución académica, discurso estudiante, entrega de diplomas, reconocimientos, discurso rector, juramento, himno de la institución)
• Nombre de los graduandos por facultad con sus honores académicos
• Reconocimientos especiales
• Otra información que la institución desee resaltar 

13. Ceremonial.  El ceremonial es el guión que será utilizado la maestra de ceremonias y donde estará incluido todas las incidencias del evento. 

14. Los Radios portátiles  son indispensables para el éxito del evento, son una manera fácil y rápida y comunicarse entre el personal que colaborar para el evento.

15. Se debe identificar el personal de apoyo (staff) que estará colaborando antes, durante y después de la ceremonia. Deben ser personas con actitud positiva y receptivas, los días de una ceremonia de este tipo se manejan gran cantidad de personas.  Algunas recomendaciones:

• El personal debe conocer el lugar con antelación a fines de hacer un reconocimiento del lugar y familiarizarse.
• Hacer una reunión con el staff  con anterioridad para definir las funciones, de acuerdo a los conocimientos y aptitudes.
• Es importante contar con acomodadores dentro del salón.
• Se debe estimar la dieta y transporte del personal. 
• Uniformar al personal nos ayudará un toque de organización y elegancia al evento

16.  Ambulancia.  En eventos que involucren muchas personas, siempre es importante contratar los servicios de una ambulancia para cualquier eventualidad. 

17. Alimentos y bebidas.   Se sugiere contar con bocadillos para luego de finalizada la ceremonia para los miembros de la mesa de honor, es una forma de agradarlos por asistir al solemne acto. 

18. Seguridad. Las graduaciones son actos que manejan gran cantidad de personas por lo que es necesario contar con un personal de seguridad que vele por la integridad física de los asistentes.

19. Prensa. Dada la transcendencia de una graduación, siempre es  recomendable que se invite a la prensa a dar cobertura del evento.  Se debe hacer un listado de los periodistas a invitar y enviar la invitación con una semana o diez días de antelación.  

• Es importante redactar una nota de prensa que incluya la cantidad de graduandos, las autoridades académicas asistentes,  los reconocimientos, así como fragmentos de los discursos pronunciados.
• En la ceremonia se debe designar una persona encargada de recibir a la prensa y de entregarle la nota de prensa. 

Para mayor información sobre precedencias y otros temas protocolares visitar www.protocolo.org