Haz de tu torneo de golf un super evento

Un check list que no debe faltar 

Tuve la oportunidad de tener un acercamiento con eventos relacionados al golf cuando fui parte de un destino turístico tan importante como Cap Cana,  en la inauguración de los back nine y de los front nine de Punta Espada Golf Course, también fui testigo de la inauguración del campo de golf The Peninsula en Delaware por parte del Oso Dorado, Jack Nicklaus. Asimismo, en Cap Cana fui parte del equipo que trabajó en la inauguracion de Punta Espada.  Por otro lado, también he trabajado como parte del staff que ha planificado por tres  años consecutivos un Torneo de Golf benéfico dentro de la Institución donde me desempeño como Directora de Comunicaciones.  Realmente es una  experiencia increíble y gratificante, ver que el esfuerzo y la planificación que se lleva a cabo durante meses se convierten en una gran satisfacción al ver a todos los jugadores y sus acompañantes disfrutar de un gran evento.

En nuestro País  hacer un torneo de golf es usual, es una actividad que ya muchos disfrutan sobre todo cuando se organizan pro-recaudación de fondos de instituciones y asociaciones que ayudan a los más necesitados.  

Aquí  solo les mencionaré los pasos más importantes que debemos tener en cuenta para planificar un evento de este tipo, ya que la creatividad del mismo dependerá del presupuesto de los organizadores.

Antes del evento: 

1. Identificar el motivo o la causa para lo cual estaremos organizando el Torneo, nombre de la institución o asociación que será beneficiada.

2.  Elegir la fecha.

3. Visitar varios campos de golf a fines de seleccionar el mejor que se acomode a nuestras necesidades y presupuesto. En nuestro caso, por tres años consecutivos hemos utilizado el campo de Golf Punta Espada, en Cap Cana. Este campo se encuentra en óptimas condiciones y el servicio es excelente. En República Dominicana, los campos de golf más populares se encuentran ubicados en la Región Este, que podrían ser considerados para el evento.

4. Definir la cantidad de jugadores que participarán. Es recomendable hacer un Torneo de 100 a 108 jugadores, para de esta manera asegurar una buena agilidad de los jugadores  en el campo.

5. Redactar la agenda del evento (si incluye coctel de bienvenida, desayuno, brindis de bienvenida, almuerzo o cena, fiesta cena de premiación, participación de acompañante)

6. Hacer un presupuesto de los gastos de nuestras necesidades, por ejemplo:

a.     Green Fee campo de golf

b.     Bultos*

c.     Poloshirts de los jugadores*

d.     Bolas*

e.     Tees*

f.      Guantillas*

g.     Alimentos para premiación

h.     Poloshirts del staff*

i.      Transporte

j.      Dietas

k.     Alojamiento (en caso de ser necesario)

Tip: para minimizar gastos  muchos de estos artículos (los marcados *) podrían ser gestionados a través de los patrocinadores.

7. Establecer el Green Fee (costo de participación) por jugador, el mismo dependerá de la agenda del evento.

8. Definir comités o personas encargadas de darle seguimiento a:

-Aspectos técnicos (formato del juego, campo, foursomes, score cards)

-Patrocinadores (elaborar la lista de los patrocinadores, paquetes de patrocinio, redacción y envío de las cartas, seguimiento)

-Promoción y Jugadores (elaborar lista de jugadores, envio de invitación, recepción de formularios, seguimiento)

-Eventos sociales (rueda de prensa, coctel, premiacion) 

9.  Lista de Patrocinadores. Identificar las empresas que podrían ser patrocinadoras del evento. Tener en cuenta invitar empresas de las siguientes categorías: bebidas refrescantes (refrescos, jugos, agua, energizantes o hidratantes) bebidas alcohólicas (cerveza, whisky, ron, vodka) , cigarros, automóviles (generalmente patrocinan “Un Hoyo en Uno”),  aseguradoras, corredores de seguros, bancos, agencias de viajes, lineas aéreas, periódicos, alimentos (pizza, hot dogs, helados, restaurantes, yogurt, embutidos) productos para higiene masculina , tiendas para ropa de caballeros, revista de golf y de negocios, tiendas de golf, tiendas de electrodomésticos, entre otros.

Tip: debemos ser cuidadosos con los patrocinadores  ya que no debemos invitar a dos patrocinadores de una misma categoría, por ejemplo Coca Cola y Pepsi, ya que son competencias.

10.  Hacer el diseño de la promoción del evento y plan de comunicación: invitaciones, afiches, mailings, website, anuncios en la prensa  y en redes sociales, hojas timbradas, sobres.

11. Redactar una carta a los patrocinadores donde se especifique: quien o quienes son los organizadores del evento, motivo por lo que se estará llevando a cabo el Torneo, fecha, campo de golf, cantidad de jugadores que esperan para el torneo, paquetes de patrocinio, teléfono de la persona responsable de los patrocinios.  Gestionar con los patrocinadores premios para la rifa.

Tip: gestionar con los patrocinadores premios para las rifa

12. Si el torneo es invitacional, elaborar una  la lista de los jugadores que nos gustaría invitar para crear nuestra propia base de datos. En muchos casos se contratan empresas o personas que tienen bases de datos de golfistas y se encargan de invitarlos. También se podría organizar el Torneo a través de la Federación de Golf.

13. Formulario de inscripción. En este formulario se debe incluir: nombre de los jugadores (de la pareja), hándicap, teléfonos, celulares, correo electrónico, club de golf al que pertenece, size del poloshirt, green fee, forma de pago, premios especiales. En el pie del formulario indicar a que numero  de fax o correo electrónico debe ser enviado el mismo cuando esté completo.

14. Enviarle a los jugadores, una semana antes del Torneo, la agenda de la actividad donde se especifique la hora de salida, la hora y lugar de premiación.

15. Organizar una rueda de prensa un mes antes del Torneo con el objetivo de ayudar a promocionar el evento. Se lleva a cabo en un lugar céntrico,  en un restaurante, donde los patrocinadores exhiben sus productos y los responsables del Torneo motivan a los asistentes a participar en el evento y dan a conocer los premios especiales y los patrocinadores.  En la rueda de prensa se invitan a los periodistas de las secciones deportivas  y sociales, de periódicos, revistas, canales de televisión y medios digitales.  En la rueda de prensa, no pueden faltar:

-       Nota de prensa

-       Fotógrafo

-       Brindis suplido por los patrocinadores 

Tip: No todos los restaurantes dejan llevar bebidas de los patrocinadores, es recomendable negociar con el establecimiento para que permitan llevar el brindis de los patrocinadores a cambio de la compra del brindis de alimentos

16.Definir el tipo de premiación que se hará: almuerzo, cena, fiesta.  Seleccionar el menú de acuerdo a la ocasión. Conversar con los patrocinadores de las bebidas para que estén presentes con sus productos.

Tip:  Negociar con el campo de golf para que dejen llevar las bebidas de los patrocinadores dentro de su restaurante o casa club, o en su defecto verificar el pago de descorche.

17. Se deben definir con tiempo el tipo de trofeo que le interesa y sobre todo las categorías que se premiarán, de esta manera no faltarán trofeos en el momento de la premiación. Se deben definir los premios especiales, como “Acercamiento de Bandera”, “Drive más Largo” y “Hoyo en Uno”.

Tip:  Tomar en cuenta que deben ser dos trofeos por lugar y por categoría (por ejemplo: 1era Lugar Categoría A)

18. Elaboración de la lista de los equipos o Foursomes, generalmente el campo de golf se encarga de realizar este listado uno o dos días antes del evento.

19. Solicitar una lista a todos los patrocinadores, del personal encargado de hacer el montaje, de las promotoras, para ser remitidos a los ejecutivos del campo de golf para fines de seguridad.

20. Coordinar fotógrafo

  

Días antes del Torneo:

-Llevar a cabo el montaje de todas las carpas, letreros y vallas

-Tener la lista de todos los patrocinadores con nombres e información de contacto (teléfonos, celulares, emails, BB Pin)

-Recibir a todos los patrocinadores. Coordinar con los patrocinadores la hora de inicio del Torneo y su llegada a las carpas

-Repasar con el campo los aspectos técnicos

-Preparación de los goodie bags

-Organización de los premios de la rifa

-Hacer y organizar en un bowl los nombres de los jugadores para la rifa

-Establecer responsabilidades especificas de todos los miembros del staff

-Organizar y llevar a cabo el montaje del coctel de bienvenida, en caso de que aplique

El día del  Torneo

-El staff debe estar por lo menos tres horas antes de que inicie el Torneo en el campo de golf
-Montaje y coordinación del desayuno o del brindis de bienvenida
-Establecer la logística de Registro, recibimiento de los invitados y de la entrega de Score Cards.
-Colocar el nombre de los jugadores a los carritos de golf
-Verificar que todos  los patrocinadores estén presente en sus carpas
-Entrega de las reglas del Torneo
-Montaje del almuerzo o fiesta de premiación
-Organización de trofeos

Dos días después del Torneo:

-Enviar una carta de agradecimiento a todos los patrocinadores y a todos los jugadores por su participación en el Torneo, si es posible enviarles un USB o un CD con las fotos más importantes del evento.